送交者: 小朋友 于 December 13, 2008 01:55:07:
这两天在红墙论坛上看见有几位网友因为管理电子文件不小心, 而丢失重要数据. 这种情况随着每个家庭电子文档的大量增加而会更多地出现. 由此而想起写一篇短文来提醒网友们注意保管好自己的文件, 以帮助避免灾难发生.
电子文件无疑给人类的生活带来了许多方便, 可有时候也会产生不少麻烦. 传统图书印刷和档案管理被受的冲击最为严重. 例如, 以前的档案是以纸张的形式存放, 纸张的优势是管理好的话可以存放很久, 而且不需用任何特殊手段去提取文件. 相比之下, 电子文件却要复杂得多. 用户如果不注意存储方式和转换载体的话, 你十年前存储的数据尽管还在载体上, 但是你可能已经找不到驱动器来读出数据了. 电子邮件的现行规范更是使得文件的整体性和原始性难于控制. 这使得管理电子邮件更是难上加难. 就连白宫这种机构都无法管理自己的电邮. 据说在布什在任期间, 白宫删除了五百多万件电邮. 这其中不排除布什有销毁证据的嫌疑. 总之, 管理电子文件已经成为人类的一个头痛的难题.
具体到每个家庭来说, 除了文本文件之外, 大量的照片和视频文件正成倍的增加. 如何管理好各家的文件是许多家庭必须正视的问题. 文件的管理根据不同的目的,当然会有不同的方式. 在这里想提及一下一些基本的建议和考虑, 总的目的是希望还没有引起重视的朋友尽快注意到这个问题, 以避免难于挽回的损失. 当然, 在建议文档管理的方法时, 也必须考虑到计划的可能性, 一个完美的保管计划如果需要每天花大量的时间的话, 这对大多数人来讲也不现实. 以下就各种常见情况简单的描述该注意的问题.
首先来讲讲文件组织, 不少人认为组织文件很花时间, 于是乎文件在计算机里是漫天飞, 尤其是在桌面上. 有些人的桌面我实在是看不下去, 我不知道他们怎么能找到他们的文件, 更不用说如何来备份这些文件了. 这种存储方式在存文件时倒是很快, 可用户往往会化大量的时间来找文件. 文件因该是在一个文件夹里, 在这个夹里面再建立下层文件夹, 一般家庭只需要几个大的文件夹类型, 就可以把大部分文件归类了. 这种结构的另一个好处是在备份时, 你只需要备份一个地方就成. 在微软视窗下, 许多人就用缺损的My Documents文件夹, 这样也比桌面漫天飞好得多. 唯一的缺点是不少病毒会攻击这个文件夹, 所以当你用这个文件夹作为你存储的入口时, 你可以把这个缺损的名字改掉. 这样可以降低病毒的概率.
组织文件有时候可能会嫌太麻烦, 好的做法是建立简单系统. 文件夹分类不宜太细太复杂. 以照片的管理为例, 你可以按照你的类别或事件来分类, 也可以用一些现成软件来帮助管理. 我不倾向用软件来管理, 因为如果生产软件的公司如果倒台或停止更新该软件, 你在这软件里组织的结构可能无法转到其它软件包. Nikon的PictureProjec就是一例. 我本人觉得比较方便和实用的办法是把照片按照日期存放, 除非你是经常照相, 一般家庭都会把照片先放在照相机的存储器上, 照满以后再往计算机里放. 我一般采用下载时的最后一张照片的日期作为这一次下载的文件夹的名字, 例如:20080912表示2008年九月十二日(用中国的年月日结构比较容易排序). 然后在每年建个文件夹. 这样许多年下来以后你的照片就以时间排序, 而且你不用花时间去想照片该放哪里.
上面提到备份, 我敢打赌有不少人是从不备份自己的文件的. 其实现在备份很简单, 你要是文件量不大的话, 用一个4G的闪存常常拷贝一下就行. 如果数据量大, 买个250G的USB硬盘, 把不会经常改动的照片和影视文件拷过去. 如果你的数据非常重要的话, 还可以异地放一个备份, 以避免火灾之类的特殊情况. 比如说, 放一些重要照片在Google Picasa上.
文本文件的储存要按照自己的类型分放. 在写文本时要注意边写边存储, 如果你是用微软Word, 里面有一个自动存储的设置, 缺损的设置时间是十分钟自存一次. 边写文本的另一个常见错误是在网上填写表格时, 如果你要写的东西偏长, 千万不要在在线表格里直接填写. 我的这篇小文就不敢直接在论坛加新贴下写, 万一计算机或网络在编写时出毛病, 整个文件都可能丢失.
最后讲一下电子邮件, 少有人想过再过十年二十年后你如何能读你现在存储的信件, 当然你可以说我在乎, 可我相信有人是会在乎的. 而且有的是法律要求你在乎. 大家一定要注意删除工作上的电邮和销毁纸张文件一样是违法行为. 所以私人邮件和单位邮件要想法分开, 这样在你换工作的时候可以很容易把你的邮件带走. 私人邮件的邮箱太多也不好管理. 最好是用象Gmail这类有POP3功能的平台, 然后再用Outlook或其它邮件用户系统, 这样做的结果是你的电邮都在一个环境下, 日后容易组织和转换. 有些带有附件的重要信件可以给自己发一个拷贝, 这样附件本身就存在你的用户系统里. 你即使是要换计算机, 整个邮件也可以跟着换.
罗罗嗦嗦罗列了这些, 希望各位补充.